Tugas Analisa Jabatan

analisa jabatan

Makalah - Hukum Tugas: Analisa Jabatan - All Post

Aalisa Jabatan pdf

Setiap organisasi tentunya mempunyai berbagai tujuan yang hendak dicapai. Tujuan tersebut di raih dengan mendayagunakan sumber-sumber daya yang ada. Kendati berbagai sumber daya yang ada penting bagi organisasi, satu-satunya factor yang menunjukkan keunggulan kompetitif potensial adalah sumber daya manusia dan bagaimana sumber daya itu dikelola. (Henry Simamora, 2006;4)

Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) bukanlah sesuatu yang baru dilingkungan suatu organisasi, khususnya dibidang bisnis yang disebut perusahaan. Bersamaan dengan kecenderungan manusia untuk bekerjasama di dalam organisasi itu, telah berlangsung juga perilaku manusia untuk memanfaatkan atau mendayagunakan manusia dalam rangka mencapai suatu tujuan. Usaha itulah dalam abad modern sekarang ini yang disebut manajemen.

Sebagaimana diketahui bahwa suatu organisasi terdiri dari orang-orang yang memiliki keinginan dan tujuan. Suatu organisasi juga terdiri dari departemen yang dipimpin oleh seseorang dan dibantu oleh beberapa staf. Oleh karena itu agar setiap orang didalam organisasi dapat memahami tugas dan kewajibannya maka perlu dibuat suatu haluan pekerjaan. Haluan pekerjaan tersebut sering disebut dengan Job Analysis (Analisis Jabatan).

Analisis jabatan dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan informasi yang berkaitan dengan bentuk pekerjaan dan orang yang dibutuhkan pada pekerjaan tersebut. Gary Dessler (2003;116) beberapa informasi yang didapat dari analisis jabatan adalah sebagai berikut: aktifitas pekerjaan, perilaku manusia, mesin perangkat, peralatan dan bantuan pekerjaan, standar prestasi, konteks pekerjaan, serta persyaratan manusia. Dengan demikian analisis jabatan merupakan suatu kegiatan untuk menentukan pekerjaan dan orang yang pantas untuk melakukan pekerjaan tersebut. Analisis jabatan merupakan acuan bagi suatu organisasi untuk menentukan pekerjaan dan orang yang dibutuhkan. Harapannya adalah dengan adanya analisis jabatan maka setiap anggota organisasi dapat memahami apa hak dan kewajiban mereka.

Tanpa pengetahuan yang memadai tentang apa yang dilakukan oleh para karyawan atas pekerjaanya, organisasi tidak akan membentuk prosedur sumber daya manusia yang efektif untuk memilih ,mempromosikan,melatih, menilai dan memberikan kompensasi kepada karyawan (Henry Simamora, 2006;77). Hal ini mengkibatkan pengkajian dan pemahaman pekerjaan melalui proses yang disebut analisis pekerjaan merupakan bagian vital dari setiap program manajemen sumber daya manusia.

Analisis jabatan memang sangat penting dalam organisasi untuk menempatkan orang pada suatu jabatan/pekerjaan tertentu. Namun kenyataannya ada organisasi tidak merasa perlu untuk menbuat uraian jabatan dan spesifikasi jabatan karena beranggapan bahwa semua karyawan pasti tahu apa yang akan di kerjakan. Hal ini membuat kegundahan yang sangat mendalam pada karyawan karena merasa pekerjaan yang dijalaninya tidak sesuai dengan apa yang di bayangkan,selain itu karyawan terkadang merasa tidak menemukan kecocokan antara pekerjaan dengan kepribadiannya sehingga evaluasi karirnya juga menunjukkan hasil yang tidak maksimal.kenyataan tersebut mungkin tidak asing karena hal ini dianggap wajar mengingat bahwa di masa krisis seperti sekarang ini banyak perusahaan yang melakukan efesiensi dengan mempekerjakan satu orang untuk beberapa bidang pekerjaan sekaligus. Sehingga sulit membuat uraian jabatan karena nama jabatan sering tidak nyambung dengan pekerjaan sehari-hari. Apalagi perusahaan masih tetap survive meskipun tanpa uraian jabatan secara tertulis.

1.2 RUMUSAN MASALAH

Adapun rumusan masalah dalam penulisan makalah ini adalah sebagai berikut:

1. Apakah Definisi Analisi Jabatan ?

2. Apakah Tujuan Analisis Jabatan Deskripsi dan Spesifikasi Jabatan ?

3. Apakah Metode dan Proses Pengumpulan Informasi Analisa Jabatan ?

4. Apakah Teknik Melakukan Analisis Jabatan ?

5. Bagaimanakah Proses Analisis Pekerjaan ?

6. Apakah Deskripsi dan Spesifikasi Jabatan ?

1.3 Tujuan Masalah

Tujuan penyusun dalam penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui secara umum konsep analisis jabatan

BAB II

PEMBAHASAN

2.2 Definisi Analisis Jabatan

Analisis jabatan merupakan bagian tidak terpisahkan dari Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM). Menurut Hasibuan Malayu (2007: 10) pengertian MSDM adalah sebagai berikut: “Manajemen Sumber Daya Manusia adalah ilmu dan seni mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan, dan masyarakat”.

Analisis Jabatan merupakan kegiatan untuk menciptakan landasan atau pedoman bagi penerimaan dan penempatan karyawan. Dengan demikian kagiatan perencanaan SDM tidak terlepas dari analisis jabatan. Analisis jabatan adalah kegiatan untuk memberikan analisis pada setiap jabatan/pekerjaan, sehingga dengan demikian akan memberikan pula gambaran tentang spesifikasi jabatan tertentu.

Analisis jabatan secara sistematik meliputi kegiatan-kegiatan mengumpulkan, mengevaluasi dan mengorganisasikan pekerjaan/jabatan. Informasi yang dikumpulkan melalui analisis jabatan berperan penting dalam perencanaan SDM kerena menyediakan data tentang kondisi kepegawaian dan lingkungan kerja.

Analisis jabatan merupakan bagian dari perencanaan sumber daya manusia. Menurut Edwin Flippo (1994), “Analisis jabatan adalah proses mempelajari dan mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan operasi dan tanggung jawab suatu pekerjaaan tertentu.” Flippo menekankan bahwasanyaa ada dua kegiatan utama dalam analisis jabatan, yaitu mengumpulkan informasi tentang operasi dan tanggung jawab suatu pekerjaan dan mempelajarinya lebih mendalam.

Uraian Jabatan (Job Description) dan Spesifikasi Jabatan (Job Specification)

Dalam organisasi terdapat posisi yang harus diisi melalui pekerjaan yang ada.posisi pekerjaan yang sudah ada biasa diketahui lewat lowongan-lowongan perusahaan.Depertemen sumber daya manusia harus memahami bahwa untuk memelihara koordinasi pekerjaan maka pengetahuan tentang analisis jabatan dan desain pekerjaan tidak boleh dilewatkan.

Untuk meraih kualitas kerja yang tinggi,organisasi harus memahami dan menyerasikan permintaan kerja dan individu.Hal ini disebut analisis jabatan atau analisis pengetahuan pada susunan kepegawaian,pelatihan,penilaian kinerja,dan kegiatan sumber daya manusia lainya.sebagai contoh evaluasi penyelia pada pekerjaan karyawan harus didasarkan pada kinerja dan tuntutan kerja. Pada perusahaan kecil,manajer garis mungkin melaksanakan analisa jabatan,tapi biasanya pekerjaan selesai oleh seorang professional sumber daya manusia. Beberapa organisasi besar mungkin mempunyai department manajement kompensasi yang di dalamnya termasuk analisis jabatan.

Job Description

Job description berisi informasi pengidentifikasian pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban – kewajiban pekerjaan, dan pertanggungjawaban, spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar – standar pekerjaan.

Job Classification

Job classification adalah penyusutan pekerjaan – pekerjaan ke dalam kelas – kelas, kelompok – kelompok, atau jenis – jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu. Rencana sistematika tradisional biasanya didasarkan pada garis kewenangan organisasi, isi tugas/pekerjaan yang di dasarkan pada teknologi, dan tugas/pekerjaan ini pada gilirannya didasarkan pada prilaku manusia.

Henry Simamora (2006) menyatakan bahwa analisa jabatan dilakukan setelah pekerjaan dirancang, karyawan dilatih untuk melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya. Ada 3 alasan analisa jabatan dilakukan :

1. Pada saat organisasi pertama kali di bentuk dan analisa pertama kali dilakukan ;

2. Pada saat dibuat pekerjaan baru ;

3. Pada saat pekerjaan berubah secara signifikan akibat metode baru, prosedur baru, dan teknologi baru.

Pada intinya analisa jabatan adalah menempatkan orang yang tepat pada suatu pekerjaan tertentu sesuai dengan kemampuan, keahlian, dan pengalaman dalam melakukan suatu pekerjaan. Jadi dalam hal ini dapat menghindari hal-hal yang kurang menguntungkan bagi perusahaan ,seperti seringnya mengganti atau menempatkan orang yang kurang tepat untuk suatu jabatan di dalam organisasi/peruhasaan.

Analisis pekerjaan/jabatan menurut Hadari Nawawi (2005, h.104) dari berbagai sumber diartikan :

a. Proses menghimpun informasi mengenai setiap jabatan/pekerjaan, yang berguna untuk mewujudkan tujuan bisnis sebuah perusahaan.

b. Proses menghimpun dan mempelajari berbagai informasi, yang berhubungan dengan pekerjaan secara operasional dan tanggung jawabnya.

c. Kegiatan menghimpun dan menyusun informsi berkenaan dengan tugas-tugas, jenis pekerjaan dan tanggung jawabnya yang bersifat khusus.

Menurut Gary Dessler (2006) analisis pekerjaan merupakan prosedur yang dilalui untuk menentukan tanggung jawab posisi-posisi yang harus dibuatkan stafnya , dan karakteristik orang-orang yang bekerja untuk posisi-posisi tersebut. Analisis pekerjaan memberikan informasi yang digunakan untuk membuat deskripsi pekerjaan (daftar tentang pekerjaan tersebut), dan spesifikasi pekerjaan (jenis orang yang harus dipekerjakan untuk pekerjaan tersebut). Oleh sebab itu, menurut Dessler penyelia atau spesialis dalam sumber daya manusia biasanya mengumpulkan beberapa informasi berikut melalui analisis pekerjaan,

1. aktivitas pekerjaan,

2. perilaku manusia,

3. mesin, perangkat, peralatan, dan bantuan pekerjaan,

4. standar prestasi,

5. konteks pekerjaan, dan

6. persyaratan manusia.

2.2 Tujuan Analisis Jabatan

Analisis jabatan penting dilakukan sebelum diadakan perekrutan tenaga kerja. Ada beberapa manfaat yang diperoleh dengan mengadakan analisis pekerjaan, yang juga merupakan tujuan dari dilakukannya analisis jabatan.

Adapun tujuan analisis jabatan yaitu,

1) Memperoleh tenaga kerja pada posisi yang tepat,

2) Memberikan kepuasan pada diri tenaga kerja,

3) Menciptakan iklim dan kondisi kerja yang kondusif (Sastrohadiwiryo).

Sedangkan menurut Edwin Flippo (1994), hasil-hasil dari analisis pekerjaan, seperti uraian dan spesifikasi pekerjaan akan dapat digunakan untuk kegiatan-kegiatan sebagai berikut,

1) Pengabsahan atas prosedur-prosedur pengangkatan,

2) Pelatihan,

3) Evaluasi pekerjaan,

4) Penilaian prestasi

5) Pengembangan karir,

6) Organisasi,

7) Perkenalan,

8) Penyuluhan,

9) Hubungan perburuhanm dan

10) Penataan kembali pekerjaan.

Sebuah penelitian yang dikemukakan oleh Flippo terhadap 899 perusahaan menunjukkan bahwa hasil proses analisis pekerjaan dipergunakan untuk, membuat rincian kerja (75%), pelatihan (60%), penyusunan tingkat upah dan gaji (90%), menilai personalia (60%), pemindahan dan promosi (70%), pengorganisasian (50%), orientasi karyawan baru (36%), penyuluhan (25%), dan seterusnya.

Analisis jabatan merupakan prosedur dalam menetapkan tugas dan tuntutan keterampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan dipekerjakann untuk jabatan itu. Analisis menghasilkan informasi tentang tuntutan jabaataan yang selanjutnya digunakan untuk mengembangkan uraian jabatan yang selanjutnya digunakan untuk mengembangkan uraian jabatan (job description) dan spesifikasih jabatan (job spesification).Bahasa tentang uraian jabatan dan spesifikasi jabatan akan dibahas pada subbahasan selanjutnya.

Disebutkan dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 35 TAHUN 2012 Tentang Analisis Jabatan Dilingkungan Kementerian Dalam Negeri Dan Pemerintah Daerah pada BAB II Pasal 3, bahwa Tujuan analisis jabatan untuk penyusunan kebijakan program –program Seperti:

a. Pembinaan dan penataan kelembagaan, kepegawaian, ketatalaksanaan.

b. Perencanaan kebutuhan pendidikan dan pelatihan; dan

c. Evaluasi kebijakan program pembinaan dan penataan kelembagaan, kepegawaian, ketatalaksanaan dan perencanaan kebutuhan pendidikan dan pelatihan.

Henry Simamora (2006) menyatakan bahwa analisa jabatan dilakukan setelah pekerjaan dirancang, karyawan dilatih untuk melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya. Ada 3 alasan analisa jabatan dilakukan :

1. Pada saat organisasi pertama kali di bentuk dan analisa pertama kali dilakukan ;

2. Pada saat dibuat pekerjaan baru ;

3. Pada saat pekerjaan berubah secara signifikan akibat metode baru, prosedur baru, dan teknologi baru.

2.3 Manfaat Analisa Jabatan

Gambar. Kegunaan dari informasi analisis jabatan

1. Perekrutan dan seleksi

Analisis jabatan menyajikan informasi tentang apa yang dibawa oleh jabatan dan karakteristik manusiawi apakah yang dituntut untuk melaksanakan kegiatan ini. Informasi uraian jabatan dan spesifikasi jabatan seperti itu digunakan untuk memutuskan orang macam apakah yang akan direkrut dan dipekerjakan.

2. Kompensasi
Informasi analisis jabatan juga hakiki untuk memperkirakan nilai dan konpensasi yang tepat untuk masing-masing jabatan. Ini disebabkan karena konpensasi (seperti gaji dan bonus) biasanya tergantung pada ketrampilan dan tingkat pendidikan yang dituntut dari suatu jabatan, risiko keselamatan, tingkat tanggungjawab dan lain-lain sampai semua faktor yang dinilai melalui analisis jabatan. Kita juga akan lihat bahwa banyak majikan mengklasifikasikan jabatan kedalam kategori-kategori (seperti sekretaris III dan VI ), dan analisis jabatan menyajikan informasi untuk menentukan nilai relatif dari masing-masing jabatan sehingga setiap jabatan dapat diklasifikasi.

3. Penilaian kinerja

Suatu penilaiankinerja membandingkan setiap kinerja aktual dari masing-masing karyawan dengan standar kinerjanya. Sering melalui analisis jabtan para ahli tersebut dapat menentukan standar untuk dicapai dan kegiatan spesifik untuk dilaksanakan.

4. Pelatihan
Informasi jabatan juga digunakan untuk merancang progam pelatihan dan pengembangan karena analisis dan uraian jabatan yang dihasilkan menunjukkan ketrampilan dan oleh karena itu pelatihan dituntut.

5. Menentukan kewajiban yang tidak ditugaskan

Analisis pekerjaan juga dapat membantu mengungkapkan kewajiban yang belum ditugaskan. Sebagai contoh, manajer produksi perusahaan anda mengatakan bahwa Ia bertanggungjawab untuk selusin kewajiban, seperti penjadwalan produksi dan pembelian bahan mentah. Namun, mengatur persediaan bahan mentah bukanlah tugasnya. Pada studi selanjutnya, anda mengetahui bahwa tidak satu pun dari orang produksi lainnya yang bertanggungjawab untuk mengaur persediaan bahan mentah. Anda menetahui dari tinjauan pekerjaan lain yang serupa bahwa harus ada seseorang yang mengatur persediaan anda telah mengungkapkan kewajiban yang belum ditugaskan, untunglah ada analisis pekerjaan.

6. Memenuhi EEO

Analisis pekerjaan juga memainkan peran besar dalam memenuhi EEO. Pedoman seleksi karyawan yang seragam kantor federal AS menetapkan bahwa analisis pekerjaan adalah langkah penting dalam memvalidasi semua aktivitas para personil. Sebagai contoh, para pengusaha harus mampu memperlihatkan bahwa kriteria seleksi dan prestasi pekerjaannya benar-benar berhubungan. Tentu saja, hal ini membutuhkan pengetahuan tentang apa yang diminta pekerjaan itu, yang hanya dapat diketahui melalui analisis pekerjaan,

Henry Simamora (2006: 83-84) menyebutkan manfaat dari analisis pekerjaan adalah membantu dalam mengkomunikasikan harapan sebuah pekerjaan terhadap si pemegang jabatan, penyela dan rekan sejawatnya. Dengan menjabarkan apa yang dibutuhkan, bagaimana kualifikasi orang yang akan memegangnya, kapan waktu yang dibutuhkan untuk menciptakan pekerjaan baru itu dan bagaimana syarat-syarat yang akan dibutuhkan maka akan terjadi efisiansi pemakaian tenaga kerja dan optimalisasi produktivitas. Secata lebih rinci Simamora menjelaskan setidaknya terdapat 9 manfaat dari analis pekerjaan yaitu :

1. Analisis Penyusunan Kepegawaian

Dalam analisis penyusunan kepegawaian, seorang manajer akan mencari informasi tentang pekerjaan dan mengolahnya guna menyusun struktur kepegawaian, sehingga pendayagunaan para karyawan akan lebih optimal,

2. Desain Organisasi

Analisis pekerjaan bisa menjadi sejenis audit dalam suatu organisasi. Simamora (2006: 84) menyebutkan bahwa analisis pekerjaan sering diaplikasikan dalam desain dan redesain pekerjaan tertentu serta pekerjaan terkait lainnya yang tujuannya adalah untuk menciptakan perubahan perilaku organisasional yang signifikan,

3. Redesain Pekerjaan

Suatu pekerjaan dapat dikaji atau dikaji ulang ketika pekerjaan itu telah dipakai untuk meningkatkan metode pekerjaan, mengurangi kesalahan, mengeliminasi penanganan yang tidak perlu dan duplikasi upya, menurangi kelelahan, meningkatkan tanggungjawab dan akhirnya memperbaiki kinerja pegawai ;

4. Telaah dan Perencanaan Kinerja

Analisis pekerjaan menciptakan informasi, perencanaan dan evaluasi kinerja lebih akurat dan hal itu merupakan hal yang bersifat fundamental,

5. Suksesi Manajemen

Kesuksesan manajemen tidak lepas dan analisis jabatan karena profil pekerjaan yang dibuat akan menentukan apa saja aktifitas utama, persyaratan kualifikasi dari pekerja dan pertanggungjawaban dari setiap pekerja. Profil posisi menentukan aktifitas dan kualifikasi yang dikehendaki serta mencari penerus untuk posisi tersebut apabila mereka keluar dari organisasi itu,

6. Pelatihan dan Pengembangan

Lewat analisa jabatan, program pelatihan dan pengembangan dari setiap lini dan lapisan organisasi akan mudah ditentukan. Deskripsi tugas pekerjaan merupakan materi yang membantu pembuatan isi program pelatihan,

7. Jalur Karir

Jalur karir merupakan penjabaran secara eksplisit dari urusan alternative pekerjaan yang dapat diduduki oleh seorang individu dalam suatu karir organisasional. Ketika karyawan memiliki informasi tentang persyaratan pekerjaan, maka akan memungkinkan karyawan akan memiliki perencanaan karir yang baik,

8. Kriteria Seleksi

Output dari analisa jabatan akan menjadi dasar kriteria seleksi karyawan baik pada awal rekrutmen maupun ketika akan dipromosikan atau penugasan selanjutnya,

9. Evaluasi Pekerjaan

Analisis jabatan memberikan deskripsi atau gambaran tentang suatu pekerjaan atau langsung pada penelitian terhadap system yang ada. Sehingga kita dapat mengetahui bagaimana kekuatan dan kelemahan dari suatu orgnisasi.

2.4 Langkah – langkah dalam Analisis Jabatan

Proses dalam menganalisis pekerjaan melalui langkah – langkah sebagai berikut.

1. Menentukan penggunaan hasil informasi analisisis pekerjaan

Artinya penganalisis harus mengetahui secara jelas apa kegunaan hasil informasi analisis pekerjaannya. Karena hasilnya akan di gunakan untuk menentukan jenis data yang akan di kumpulkan dan teknik pengumpulan datanya.

2. Mengumpulkan informasi tentang latar belakang

Artinya penganalisis harus mengumpulkan dan mengkualifikasi data, meninjau informasi latar belakang seperti bagan organisasi, bagan proses, dan uraian pekerjaan.

3. Menyeleksi muwakal jabatan yang akan dianalisis

Artinya penganalisis harus memilih beberapa muwakal jabatan untuk di analisis. Hal ini perlu dilakukan untuk menghemat biaya dan waktu jika banyak pekerjaan yang akan di analisis.

4. Mengumpulkan Informasi analisis pekerjaan

Artinya penganalisis kemudian mengadakan analisis pekerjaan secara actual dengan menghimpun data tetang aktivitas pekerjaan, peilaku karyawan yang diperlukan, kondisi kerja, dan syarat – syarat personel yang akan melaksanakan pekerjaan.

5. Meninjau Informasi dengan pihak – pihak yang berkepentingan

Artinya analisis pekerjaan menyediakan informasi tentang hakikat dan fungsi pekerjaan, Informasi hendaknya diverikasidengan pekerja yang akan melaksanakan pekerjaan itu serta atasan langsung karyawan bersangkutan.

6. Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan

Artinya penganalisis pekerjaan kemudian menyusun uraian pekerjaan, uraian jabatan dan evaluasi pekerjaan.

7. Meramalkan perhitungan perkemmbangan perusahaan

Artinya penganalisis harus juga memperhitungkan atau meramalkan perkembanggan uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan apakah di kemudian haridi perlukan pengayaan pekerjaan, perluasan pekerjaan, penyederhanaan pekerjaan dalam perusahaan.

METODE MENGUMPULKAN INFORMASI ANALISIS PEKERJAAN

Gary Dessler (1997:93) menjelaskan bahwa terdapat metode dalam mengumpulkan informasi analisis jabatan, yaitu:

1) Wawancara

Tiga jenis wawancara digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan wawancara individual dengan masing-masing karyawan, wawancara kelompok dengan kelompok karyawan yang memilki jabatan yang sama, dan wawancara penyelia dengan satu atau lebih penyelia yang benar-benar berpengetahuan tentang jabatan dengan pekerjaan yang dianalisis. Wawancara kelompok digunakan bila sejumlah besar karyawan menjalankan pekerjaan yang sama identik, dan itu dapat menjadi cara yang cepat dan murah untuk belajar tentang pekerjaan. Sebagai suatu aturan, penyelia langsung karyawan akan mengikuti sesi kelompok, jika tidak, anda hendaknya mewawanarai penyelia secara terpisah untuk mendapatkan perpektif pribadi tentang tugas dan tanggung jawab jabatan.

Wawancara apa pun yang anda gunakan, peserta wawancara hendaknya sepenunhya memahami alasan untuk wawancara, karena ada sesuatu kecenderungan untuk wawancara semacam itu disalahtafsirkan sebagai penialaan efisiensi. Bila demikian, para peserta wawancara mungkin tidak ingin menguraikan jabatan mereka atau pekerjaan bawahan mereka secara cermat.
Pro dan kontra, Wawancara kiranya metode yang paling banyak digunakan untuk menetapkan tugas dan tanggung jawab jabatan, dan penggunaanya yang luas mencerminkan keunggulanya. Paling penting, wawancara memungkinkan pekerja untuk melaporkan aktivitas dan perilaku yang mungkin menjadi jelas dan tidak sebaliknya. Sebagai contoh, aktivitas penting yang hanya kadang-kadang terjadi atau komunikasi informal yang tidak akan menjadi jelas dari bagan organisasi dapat digali oleh seseorang pewawancara yang terampil. Wawancara juga memberikan suatu peluang untuk menjelaskan kebutuhan akan fungsi dari analisis jabatan, dan itu dapat memungkinkan peserta wawancara melepaskan kekecewaan atau pandangan yang mungkin sebaiknya tidak diperhatikan oleh manajemen. Wawancara juga adalah cara yang relatif sederhana dan cepat untuk mengumpulkan informasi.

Masalah utama dari teknik ini adalah pemutarbalikan informasi apakah karena falsifikasi yang sama sekali palsu atau kesalahpahaman yang tidak sengaja. Suatu analisis jabatan sering digunakan sebagai pembukaan untuk mengubah sebuah tingkat pembayaran jabatan. Oleh karena itu, karyawan kadang-kadang secara sah memandangya sebagai evaluasi efisiensi yang mungkin mempengaruhi pembayaran mereka. Dengan demikian karyawan cenderung membesar-besarkan tanggung jawab tertentu smenara memperkecil yang lain. Dengan denikian memperoleh informasi yang absah dapat menjadi satu proses yang lambat.
Pertanyaan-pertanyaan khas meskipun ada kekurangan-kekurangannya, wawancara itu digunakan secara luas. Beberapa pertanyaan khas wawancara meliputi :

1. Apa saja yang dilakukan oleh jabatan?

2. Apa yang merupakan tugas utama dari posisi anda? Apa persisnya yang anda lakukan?

3. Dalam lokasi fisik apakah anda bekerja?

4. Pendidikan, pengalaman, keterampilan, dan (bila perlu) sertifikat dan surat ijin apakah yang merupakan persyaratan?

5. Dalam kegiatan apakah anda berperan serta?

6. Apakah yang merupakan tanggungjawab dan kewajiban bekerja?

7. Apa yang merupakan tanggunggugat dasar atau standar kinerja yang menjadi ciri khas kerja anda?

8. Apa yang merupakan tanggungjawab anda? Lingkungan dan kondisi kerja apakah yang tercakup?

9. Apa yang merupakan tuntutan fisik jabatan? Tuntutan emosional dan mental?

10. Apa yang merupakan persyaratan kesehatan dan keamanan?

11. Apakah anda terekspose ke kondisi kerja yanfg berbahaya atau tidak biasa?

Pedoman wawancara Terdapat beberapa halk untuk mengingat kapan melakukan wawancara analisis jabatan.

1. Seorang analisis jabatan dan penyelia hendaknya kerja bersama. Identifikasilah karyawan yang tahu paling banyak tentang jabatan, juga mereka yang mungkin diharapkan menjadi paling obyektif dalam menggambarkan tugas-tugas dan tanggungjawab mereka.

2. Adakanlah hubungan cepat dengan peserta wawancara, dengan mengetahui nama pribadi, berbicara dalam bahasa yang mudah dimengerti, secara singkat meninjau tujuan wawancara, dan menjelaskan bagaimana orang akhirnya dipilih untuk wawancara.

3. Ikutilah suatu pedoman terstruktur atau daftar, yang berisi pertanyaan dan memberi ruang untuk jawaban. Ini memastikan bahwa anda akan mengidentifikasi pertanyaan-pertanyaan penting sebelumnya dan bahwa semua pewancara (jika ada lebih dari satu) meliput pertanyaan yang diminta. Akan tetapi, memastikan juga untuk memberi karyawan waktu ekstra untuk menjawab pertanyaan dan memberikan pertanyaan yang tidak terbatas seperti “apakah ada sesuatu yang tidak terliput oleh pertanyaan-pertanyaan kami?”

4. Bila tugas-tugas tidak dijalankan dengan cara yang teratur, misalnya bila karyawan tidak melakukan pekerjaan yang sama berulang-ulang kali dalan sehari, anda hendaknya meminta karyawan untuk mendaftarkan tugas-tugasnya dalam urutan arti pentingnya dan frekuensi terjadinya. Ini akan memastikan bahwa kegiatan-kegiatan penting yang tidak sering terjadi, seperti tugas dari seseorang perawat diruang gawat darurat, tidak diremekan.

Akhirnya, setelah menyelesaikan wawancara, tinjaulah dan verifikasikan data. Ini biasanya dilakukan dengan meninjau informasi dengan penyelia dekat karyawan dan dengan peserta wawancara.

2) Kuisioner

Hal utama untukdiputuskan disini adalah bagaimana seharusnya menstuktur kuisioner dan pertanyaan apakah yang harus dimasukkan. Beberapa kuisioner merupakan daftar yang sangat terstruktur. Setiap karyawan digambarkan dengan satu inventarisasi barangkali dari ratusan tugas spesifik atau kewajiban (seperti “mengubah dan menyambung kabel”). Dia diminta untuk menunjukkan apakah dia menjalankan atau tidak setiap tugas dan jika demikian, berapa banyak waktu yang biasanya yang dihabiskan untuk masing-masingnya. Pada ekstrim lain, kuisioner dapat terbuka dan hanya meminta karyawan untuk “menggambarkan tugas utama dari jabatan anda”. Dalam praktik, kuisioner terbaik sering jatuh di antara dua ekstrim ini.

Apakah terstruktur atau tidak, kuisioner mempunyai keuntungan dan kerugian. Sebuah kuisioner merupakan suatu cara yang cepat dan efisien untuk memperoleh informasi dari sejumlah besar karyawan, lebih mudah mewawancarai ratusan karyawan, misalnya. Akan tetapi, mengembangkan kuisioner dan mengujinya (barangkali dengan memastikan bahwa karyawan memahami pertanyaan) bisa menjadi proses yang mahal dan memakan waktu.

3) Observasi

Observasi langsung khususnya bermanfaat bila jabatan-jabatan terutama terdiri dari kegiatan yang dapat diobservasi secara fisik. Contohnya adalah jabatan-jabatan seperti penjaga gedung, pekerja lini perakitan, dan pegawai akunting. Di pihak lain, observasi biasanya tidak tidak tepat bila jabatan itu memuat sejumlah kegiatan mental yang tidak dapat diukur (ahli hukum, rekayasawan perancangan). Juga tidak bermanfaat jika karyawan tergabung dalam kegiatan –kegiatan penting yang mungkin terjadi hanya kadang-kadang seperti seorang perawat yang menangani keadaan darurat.

Observasi dan wawancara langsung sering digunakan bersama. Satu pendekatan adalah mengobservasi karyawan saat bekerja selama satu siklus (daur) kerja lengkap. (siklus adalah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas itu, bisa jadi satu menit untuk pekerja lini perakitan atau satu jam, satu hari, atau lebih lama untuk pekerjaan-pekerjaan yang rumit). Disini anda membuat catatan untuk semua kegiatan jabatan yang anda observasi. Selanjutnya, sesudah menumpukkan sebanyak mungkin informasi, Anda mewawancarai karyawan, dia diminta untuk menjelaskan pokok-pokok yang tidak dimengerti dan menjelaskan apa kegiatan tambahannya yang tidak Anda observasi. Anda juga dapat mengovservasi dan mewawancarai secara serempak, sementara karyawan tersebut mengerjakan tugasnya.

4) Buku harian

Pendekatan lain adalah meminta karyawan membuat buku harian (diary/log) atau daftar dari apa yang mereka lakukan sepanjang hari. Untuk kegiatan yang dia terlibat didalamnya, kegiatan tersebut (bersama dengan waktunya) dicatat oleh karyawan itu dalam sebuah buku harian. Ini dapat mengasilkan suatu gambaran yang sangat lengkap dari jabatan, khususnya bila dilampiri dengan wawancara yang menyusul karyawan dan penyelianya. Tentu saja karyawan mungkin mencoba membesar-besarkan beberapa kegiatan dan meremehkan yang lain. Akan tetapi, sifat kronologis yang rinci dari buku harian cenderung meluruskan ini.

5) U.S. civil Service Prosedure

Komisi Kepegawaian Negeri A.S (U.S Civil Service Comission) sudah mengembangkan suatu teknik anlisa jabatan yang bertujuan memberikan suatu prosedur yang dengannya jabatan-jabatan yang berbeda dapat dibandingkan dan diklasifikasikan. Dengan metode ini informasi dikumpulkan pada lembaran rekaman analisis jabatan. Yang pertama kali adalah kita mengidentifikasikan informasi seperti gelar jabatan dan sebuah rangkuman yang singkat atas jabatan tersebut di daftarkan pertama. Berikutnya spesialis mendaftarkan tugas-tugas spesifik jabatan menurut pentingnya jabatan tersebut. Maka, untuk masing-masing tugas, analis menspesifikasikan:

1. Pengetahuan yang dituntut (misalnya, langkah-langkah atau metode-metode yang harus diperoleh karyawan untuk menjalankan jabatannya).

2. Keterampilan yang dituntut (misalnya, kemampuan dan keterampilan untuk mengoperasikan alat-alat kantor/perusahaan).

3. Kemampuan yang dituntut (misalnya, kemampuan mengorganisasi karyawan, kemampuan menangani konflik dan sebagainya).

4. Kegiatan fisik yang tercakup (misalnya, menulis, mengetik, memasang, menarik, mengangkat dan sebagainya).

5. Kondisi lingkungan khusus apa saja (misalnya, markas yang tertutup, gangguan, keadaan ruang kerja yang kurang baik dan sebagainya).

6. Insiden kerja yang khas (misalnya, bekerja dalam keadaan yang tidak didinginkan, bekerja dengan orang-orang yang tidak sesuai dengan yang kita harapkan dan lain sebagainya).

7. Wilyah kepentigan karyawan (misalnya, pilihan yang hendak dilakukan oleh karyawan atas aktivitas yang berhubungan dengan suatu obyek, atau komunikasi data, atau berhubungan dengan orang lain).

2) Kuisioner

Meminta karyawan untuk mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggungjawab mereka adalah salah satu ciri lain untuk memperoleh informasi analisis jabatan.
Hal utama untukdiputuskan disini adalah bagaimana seharusnya menstuktur kuisioner dan pertanyaan apakah yang harus dimasukkan. Beberapa kuisioner merupakan daftar yang sangat terstruktur. Setiap karyawan digambarkan dengan satu inventarisasi barangkali dari ratusan tugas spesifik atau kewajiban (seperti “mengubah dan menyambung kabel”). Dia diminta untuk menunjukkan apakah dia menjalankan atau tidak setiap tugas dan jika demikian, berapa banyak waktu yang biasanya yang dihabiskan untuk masing-masingnya. Pada ekstrim lain, kuisioner dapat terbuka dan hanya meminta karyawan untuk “menggambarkan tugas utama dari jabatan anda”. Dalam praktik, kuisioner terbaik sering jatuh di antara dua ekstrim ini.
Apakah terstruktur atau tidak, kuisioner mempunyai keuntungan dan kerugian. Sebuah kuisioner merupakan suatu cara yang cepat dan efisien untuk memperoleh informasi dari sejumlah besar karyawan, lebih mudah mewawancarai ratusan karyawan, misalnya. Akan tetapi, mengembangkan kuisioner dan mengujinya (barangkali dengan memastikan bahwa karyawan memahami pertanyaan) bisa menjadi proses yang mahal dan memakan waktu.

BAB III

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Analisis jabatan adalah proses pengumpulan dan pemeriksaan atas aktivitas kerja utama di dalam sebuah posisi serta kualifikasi (keahlian, pengetahuan, kemampuan serta sifat individu lainya) yang diperlukan untuk melaksanakan aktivitas tersebut.

Pengumpulan data dalam analisa jabatan dapat dilakukan melalui beberapa cara, yaitu :Observasi, Wawancara, Kuesioner, dan Catatan Harian Kerja Karyawan.

Proses penyelenggaraan dalam analisa jabatan ada beberapa tahap-tahap, yaitu:Tahapan Persiapan, Pengumpulan Data, Kombinasi, Pengolahan data, dan diskusi hasil pengolahan data

B. SARAN

Dalam makalah ini kami penulis menyarankan agar analisis jabatan hendaknya dijalankan dengan sebaik mungkin, mengingat begitu pentingnya peran dan fungsi sumber daya manusia dalam rangka pencapaian tujuan yang ditetapkan organisasi dalam informasi mengenai analisis jabatan. Perkembangan psikologi manusia perlu menjadi perhatian utama bagi manajer sumber daya manusia, dalam rangka melakukan manajemen terhadap sumber daya manusia dalam organisasi.